Formcreator

🏠 Accueil	📚 Index	🐧 Linux	🌐 Réseau	🔒 Cybersécurité	🖥️ Virtualisation	✅ Checklists d'intervention	📚 Tutoriels	🤝 Services

📝 Formcreator

Créer des formulaires personnalisés et automatiser les demandes dans GLPI

Wiki Pat-Informatik • Administration système • Gestion des services informatiques

🎯 Objectif de cette page

Comprendre le fonctionnement de Formcreator, apprendre à créer des formulaires de demande, configurer les questions et automatiser la création de tickets dans GLPI.

📌 1. Présentation de Formcreator

Formcreator est un plugin de GLPI qui permet de concevoir des formulaires personnalisés destinés aux utilisateurs d'un service informatique.

Au lieu de demander aux utilisateurs de créer directement un ticket et de remplir eux-mêmes tous les champs techniques, l'administrateur leur propose un formulaire simple, structuré et adapté à leur besoin.

Les réponses peuvent ensuite servir à créer automatiquement des objets dans GLPI, notamment des tickets d'assistance.

À quoi sert Formcreator ?

Simplifier les demandes d'assistance.
Standardiser les informations communiquées par les utilisateurs.
Réduire les demandes incomplètes ou imprécises.
Automatiser la création de tickets.
Organiser les demandes par catégories.
Adapter les formulaires aux différents services d'une organisation.
Faciliter le travail des techniciens et des administrateurs.

💡 Exemple concret

Un utilisateur souhaite installer un logiciel. Il ouvre le formulaire « Demande d'installation d'un logiciel », indique son nom, son ordinateur, le logiciel souhaité et le motif de sa demande.

Formcreator peut utiliser ces informations pour créer automatiquement un ticket dans GLPI.

🧩 2. Comprendre le fonctionnement

Le fonctionnement général repose sur plusieurs éléments.

Élément	Rôle
Formulaire	Point d'entrée utilisé par l'utilisateur pour transmettre une demande.
Catégorie	Permet de classer et de retrouver les formulaires.
Section	Regroupe les questions par thème.
Question	Collecte une information : texte, liste, date, choix ou autre type disponible.
Condition	Permet d'afficher certaines questions selon les réponses précédentes.
Cible	Définit l'objet GLPI à créer à partir des réponses, par exemple un ticket.
Validation	Permet, selon la configuration disponible, de faire approuver une demande.

Le circuit d'une demande

1. L'utilisateur ouvre un formulaire

⬇

2. Il renseigne les informations demandées

⬇

3. Formcreator traite les réponses

⬇

4. Le ticket est créé dans GLPI

⬇

5. Le technicien prend en charge la demande

⚙️ 3. Accéder à Formcreator

Pour accéder au plugin :

Connectez-vous à GLPI avec un compte disposant des droits nécessaires.
Ouvrez le menu correspondant aux formulaires ou à Formcreator.
Accédez à la gestion des formulaires.
Sélectionnez un formulaire existant ou créez-en un nouveau.

Remarque : l'emplacement exact des menus peut varier selon le profil GLPI, la version du plugin et la configuration de l'interface.

Vérifier la version installée

Pour contrôler la version de Formcreator :

Ouvrez la gestion des plugins de GLPI.
Recherchez Formcreator dans la liste.
Consultez la version affichée.

Cette vérification est utile pour documenter précisément votre installation et rechercher la documentation correspondant à la version utilisée.

🛠️ 4. Créer un formulaire

Prenons l'exemple d'un formulaire intitulé Demande d'assistance informatique.

Étape 1 : définir le formulaire

Créez un formulaire et renseignez les informations générales proposées par votre version de Formcreator.

Exemple :

Paramètre	Exemple
Nom	Demande d'assistance informatique
Description	Formulaire destiné à signaler un problème informatique.
Catégorie	Assistance informatique
Accès	Selon les utilisateurs autorisés à soumettre des demandes
Visibilité	Selon les besoins : utilisateurs authentifiés ou accès public si cette possibilité est activée

Les noms exacts des champs et les options disponibles peuvent varier selon la version du plugin.

Étape 2 : organiser les sections

Pour rendre le formulaire plus lisible, séparez les questions en plusieurs sections.

Section 1 — Informations sur le demandeur

Nom et coordonnées du demandeur.
Service ou équipe.
Moyen de contact.

Section 2 — Équipement concerné

Ordinateur ou équipement concerné.
Système d'exploitation.
Emplacement ou service.

Section 3 — Description du problème

Type de problème.
Description détaillée.
Date et heure de l'incident.
Niveau d'urgence, si pertinent.

Section 4 — Informations complémentaires

Précisions utiles.
Disponibilité pour une intervention.
Autres éléments nécessaires au diagnostic.

Étape 3 : ajouter les questions

Les types de questions proposés dépendent de la version du plugin et des fonctionnalités disponibles.

| Type de question | Exemple d'utilisation | |---|---| | Texte court | Nom de l'équipement | | Texte long | Description du problème | | Liste déroulante | Type de demande | | Cases à cocher | Logiciels concernés | | Choix unique | Ordinateur fixe ou portable | | Date | Date de l'incident | | Adresse électronique | Coordonnées du demandeur |

Privilégiez les listes de choix lorsque les réponses possibles sont connues. Elles facilitent le classement des demandes et évitent les formulations trop différentes.

Étape 4 : rendre certaines questions obligatoires

Les questions essentielles doivent être obligatoires lorsque le type de champ le permet.

Exemples :

Description du problème.
Équipement concerné.
Coordonnées nécessaires au suivi.

Évitez cependant de rendre obligatoires des informations qui ne sont pas utiles à toutes les demandes.

Étape 5 : utiliser des conditions

Les conditions permettent d'adapter le formulaire aux réponses précédentes.

Exemple :

Si l'utilisateur sélectionne « Problème d'imprimante », le formulaire peut afficher des questions complémentaires :

Nom ou emplacement de l'imprimante.
Message d'erreur affiché.
Problème d'impression ou de connexion.

Si l'utilisateur sélectionne « Problème de réseau », d'autres questions peuvent apparaître :

Connexion filaire ou Wi-Fi.
Nombre d'équipements touchés.
Accès à Internet disponible ou non.

Les conditions doivent être configurées dans l'interface du plugin. Vérifiez le résultat en prévisualisant le formulaire.

🎫 5. Automatiser la création d'un ticket

L'un des principaux intérêts de Formcreator est de transformer les réponses du formulaire en ticket GLPI.

Configurer la cible

Dans la configuration du formulaire, recherchez la partie permettant de définir les cibles ou objets générés à partir des réponses.

Pour une demande d'assistance, choisissez une cible de type Ticket lorsque cette option est disponible.

Configurez ensuite les champs proposés, notamment :

Le titre du ticket.
La description.
La catégorie de ticket.
Le demandeur.
Le groupe ou technicien chargé de la prise en charge.
La priorité, selon les règles définies.
Les autres champs disponibles dans votre installation.

Les champs proposés dépendent de la version du plugin, des droits et de la configuration de GLPI.

Exemple de ticket généré

Champ du ticket	Exemple
Titre	Panne d'impression — Bureau administratif
Description	L'utilisateur ne parvient plus à imprimer depuis son poste.
Catégorie	Matériel / Imprimante
Demandeur	Utilisateur ayant soumis la demande
Groupe destinataire	Support informatique
Priorité	Déterminée selon les règles de traitement

Le contenu exact du ticket dépend du paramétrage de la cible et du modèle utilisé.

⚠️ Point important

La création automatique du ticket ne garantit pas, à elle seule, une attribution correcte. Testez le demandeur, la catégorie, les destinataires, les notifications et les droits avant de mettre le formulaire à disposition de tous les utilisateurs.

👥 6. Gérer les accès aux formulaires

Un formulaire peut être destiné à différents publics selon les besoins de l'organisation.

Exemples :

Tous les utilisateurs autorisés de GLPI.
Un service particulier.
Un groupe d'utilisateurs.
Des utilisateurs disposant d'un profil spécifique.

Les possibilités exactes dépendent des paramètres d'accès de Formcreator et des droits GLPI.

Bonnes pratiques de sécurité

N'accordez pas de droits administrateur aux utilisateurs simplement pour leur permettre de remplir un formulaire.
Vérifiez les droits de consultation et de soumission.
Évitez de rendre publics les formulaires qui recueillent des informations sensibles.
Contrôlez les pièces jointes et les données transmises.
Testez le formulaire avec un compte utilisateur standard.
Vérifiez que les utilisateurs ne peuvent pas consulter des demandes qui ne leur sont pas destinées.

📋 7. Exemples de formulaires utiles

Voici quelques idées pour structurer un catalogue de demandes informatiques.

Formulaire	Informations à collecter	Résultat attendu
Demande d'assistance	Description, équipement, symptômes	Ticket d'assistance
Installation d'un logiciel	Logiciel souhaité, poste, justification	Demande à valider puis traiter
Création de compte	Identité, service, accès nécessaires	Demande de création de compte
Incident réseau	Équipement, connexion, étendue de la panne	Ticket orienté réseau
Demande de matériel	Type de matériel, quantité, justification	Demande d'équipement
Demande d'accès	Ressource concernée, utilisateur, motif	Demande soumise aux validations nécessaires
Déclaration d'incident de sécurité	Description, date, équipement touché	Signalement à traiter selon la procédure de sécurité

Ces exemples sont des modèles de conception. Les validations, les circuits d'approbation et les automatismes doivent être configurés et testés dans votre environnement.

🧪 8. Tester un formulaire avant sa mise en service

Avant de rendre un formulaire accessible, effectuez plusieurs tests.

Test	Résultat attendu
Ouverture du formulaire	Le formulaire est accessible au public visé.
Champs obligatoires	Une réponse incomplète est correctement signalée.
Conditions	Les questions conditionnelles apparaissent au bon moment.
Soumission	La demande est enregistrée.
Création du ticket	Le ticket est créé avec les informations attendues.
Attribution	Le ticket est dirigé vers le bon groupe ou technicien.
Notifications	Les notifications prévues sont envoyées.
Droits	L'utilisateur ne voit que les informations autorisées.

Checklist de mise en service

[ ] Le formulaire possède un nom et une description compréhensibles.
[ ] Les questions sont organisées par sections.
[ ] Les champs obligatoires sont pertinents.
[ ] Les conditions ont été testées.
[ ] La cible de création du ticket est configurée.
[ ] Les droits d'accès ont été vérifiés.
[ ] Les notifications ont été contrôlées.
[ ] Un test a été réalisé avec un compte utilisateur standard.
[ ] Le formulaire a été testé du début à la fin.

🔧 9. Dépannage : problèmes courants

Problème rencontré	Vérifications à effectuer
Le formulaire n'apparaît pas	Vérifier son statut, sa visibilité, sa catégorie, les droits et les restrictions d'accès.
L'utilisateur ne peut pas soumettre le formulaire	Vérifier les champs obligatoires, les conditions, les droits et les éventuels messages d'erreur.
Aucun ticket n'est créé	Contrôler la cible, sa configuration, les journaux GLPI et les erreurs PHP éventuelles.
Le ticket est incomplet	Vérifier les correspondances entre les réponses et les champs de la cible.
Le ticket est mal attribué	Contrôler le demandeur, le groupe, le technicien et les règles de traitement.
Les notifications ne sont pas reçues	Vérifier la configuration des notifications GLPI et le service de messagerie.
Le plugin affiche une erreur après une mise à jour	Contrôler la compatibilité des versions, les journaux et l'intégrité de la base de données avant toute nouvelle manipulation.

Où rechercher les erreurs ?

Selon la configuration de votre serveur Ubuntu et de GLPI, commencez par consulter :

Les journaux accessibles depuis l'interface GLPI.
Les journaux de GLPI, notamment le répertoire `files/_log/` de l'installation.
Les journaux d'erreurs PHP.
Les journaux Apache.

Sur un serveur Ubuntu utilisant Apache, les journaux Apache se trouvent souvent dans `/var/log/apache2/`. Le chemin réel peut toutefois varier selon la configuration.

Conseil : effectuez une sauvegarde de la base de données et des fichiers avant toute modification importante du plugin ou de GLPI.

🔐 10. Sécurité et maintenance

Formcreator traite des informations transmises par les utilisateurs. Son administration doit donc respecter les règles de sécurité de GLPI.

Limitez les droits de configuration du plugin aux administrateurs concernés.
Collectez uniquement les informations nécessaires au traitement.
Évitez de demander des mots de passe ou des secrets dans les formulaires.
Contrôlez les droits de lecture des réponses et des tickets générés.
Sauvegardez régulièrement GLPI et sa base de données.
Vérifiez les journaux en cas d'anomalie.
Testez les mises à jour sur un environnement de test lorsque cela est possible.

Attention à l'évolution de GLPI

Formcreator est un plugin historique dont le projet a annoncé la fin de vie de la branche destinée à GLPI 10. GLPI 11 intègre désormais son propre système de formulaires ; la version 3.0.1 du plugin est destinée à la migration vers cette fonctionnalité native et non à un usage normal sous GLPI 10.

Pour une installation en GLPI 10.0.26, ne remplacez donc pas votre plugin fonctionnel par la version 3.x. Vérifiez toujours la compatibilité de la version installée et préparez soigneusement toute migration. <ref>https://github.com/pluginsGLPI/formcreator/releases</ref>

📚 11. Ressources et documentation

Les interfaces et les fonctions peuvent différer selon la version installée. Privilégiez la documentation correspondant à votre version.

🔗 12. Pages associées du Wiki Pat-Informatik

GLPI — Présentation de la solution de gestion de parc informatique.
Tickets d'assistance — Gestion et suivi des demandes.
Base de connaissances — Capitalisation des procédures et solutions.
ITIL — Organisation des services informatiques.
Cybersécurité — Bonnes pratiques de sécurité.

✅ À retenir

Formcreator permet de simplifier la collecte des demandes et d'automatiser la création de tickets dans GLPI. La qualité des formulaires dépend de questions bien choisies, de règles cohérentes, de droits adaptés et de tests réalisés avant leur mise en service.